האם לעסק משפחתי כדאי לעבוד עם תוכנה להפקת חשבוניות?

הובלת עסק משפחתי, בכל תחום שהוא, מתאפיינת באתגרים רבים. בפרט מהווה בלא מעט מקרים מכשול של ממש ניהול תזרים המזומנים והמעקב אחרי ההוצאות וההכנסות, שכן כדאי לזכור שעסקים משפחתיים מוקמים בדרך כלל מתוך רצון להגשים חלום ועל בסיס כישרון ספציפי ובהתאם בעליהם לא תמיד מתאפיינים בכישורי ניהול חיוניים.

עוד רצוי לקחת בחשבון שבעסקים משפחתיים כוח האדם מצומצם, ומאחר שישנה העדפה להעסקת בני המשפחה, לא תמיד ישנם משאבים פנויים לטובת הנהלת חשבונות מקצועית. יחד עם זאת אין פירוש הדבר שעסק משפחתי נועד להתנהל באופן לא נכון – תוכנה להפקת חשבוניות מהווה בסיס איתן לניהול מושכל של תזרים המזומנים ומאפשרת לבעלי העסק להשקיע את מרב זמנם ומרצם במה שהם טובים בו באמת, ולא לבזבז זמן יקר להתעסקות עם חשבוניות כמו גם לא לדאוג שלא לצורך בהיבט הפיננסי.

היתרונות של תוכנת הפקת חשבוניות לבעלי עסקים משפחתיים

תוכנה להפקת חשבוניות מציעה לבעלי עסקים משפחתיים, קטנים וגדולים גם יחד, מספר יתרונות משמעותיים.

ראשית, חיסכון משמעותי בזמן, שכאמור הינו משאב יקר ערך עבור כל עסק משפחתי. באמצעות תוכנה ייעודית כל הפקת חשבונית מתבצעת בקלות ולמעשה בלחיצת כפתור, ובפרט כשמדובר על לקוחות קבועים שכל פרטיהם כבר נמצאים במערכת. בהתאם הפעולה מתבצעת במהירות רבה, וכמובן מבלי לבזבז זמן על מציאת פנקס החשבוניות ומילוי כל ההעתקים הנדרשים.

שנית, אין חשש שמא שכחתם לשלוח חשבונית כזו או אחרת ללקוח. התוכנה שולחת אוטומטית את החשבוניות ללקוחות, ובנוסף מבטיחה מעקב יעיל אחרי הגבייה כך שאין סיכוי שהתשלומים המגיעים לכם יתעכבו שלא לצורך – זהו מרכיב חשוב מאוד בניהול תזרים מזומנים אפקטיבי, שכן לעתים בגלל שהתשלומים מתעכבים אין מספיק מזומנים בקופת העסק וייתכן אף שלא יהיה מנוס מחיפוש אחרי הלוואה לעסק, דבר שכמובן יש לו עלות בלתי מבוטלת.

יתרון שלישי הוא הגיבוי האוטומטי של כל אותן חשבוניות מס שהנפקתם ללקוחות השונים. בהקשר זה כדאי לזכור שבעסקים משפחתיים לא תמיד מצליחים להישמר בקפידה הסדר והארגון, ואם למשל פנקס חשבוניות הולך לאיבוד, יידרשו משאבים משמעותיים כדי לשחזר את החשבוניות ולמנוע הסתבכות מיותרת עם רשויות המס.

עוד בונוס חשוב של תוכנות להפקת חשבוניות וקבלות הוא הידידותיות לסביבה של האופציה הדיגיטלית, ובימינו כבר ברור לחלוטין שכדי שגם ילדינו יוכלו ליהנות מחיים של רווחה ונחת על פני כדור הארץ על כל אחד ואחת מאיתנו לעשות כל מה שהם יכולים כדי לצמצם את הפגיעה בסביבה. עסק שמנפיק חשבוניות דיגיטליות נהנה גם מתדמית ירוקה, ובנוסף הוא ייתפש כמתקדם וגם לכך יש כמובן תרומה לתדמית העסקית.

על מה חשוב להקפיד כשמפיקים חשבוניות וקבלות עם תוכנה?

כשעוברים לנצל את האופציה של תוכנה להפקת קבלות וחשבוניות מס, חשוב לזכור שחשבוניות ממוחשבות תקפות אך ורק אם הן כוללות חתימה דיגיטלית בהתאם לחוק החתימה האלקטרונית התשס"א 2001. ללא חתימה שכזו אין דרך לוודא את האותנטיות של החשבוניות ואת תקפותן, ועל כן הן אינן קבילות ע"י רשויות המס.

עוד חשוב לוודא שכל חשבונית כוללת את שם העסק, כתובתו, מספר הטלפון ומספר העוסק, את מהות העסקה ואת התאריך שבו היא התבצעה, את הסכום לתשלום (עם מע"מ כשמדובר על חשבונית מס וללא מע"מ כשמדובר על חשבונית עסקה) ואת פרטי הלקוח. נהוג לציין על גבי החשבונית גם את אופן התשלום ובפרט אם זהו מסמך אחד שמהווה גם חשבונית מס וגם קבלה.

כמו כן כדאי לציין כי תוכנה להפקת חשבוניות עשויה לסייע לעסק משפחתי בדרכים נוספות ובמיוחד סליקה אונליין.